Viele Unternehmen und Organisationen, die eine große Menge an Dokumenten aufbewahren müssen, kennen das Problem: Das Aktenlager quillt über und man weiß kaum noch wohin mit all den Dokumenten. Obwohl in der heutigen digitalen Welt immer mehr Informationen auch online gespeichert werden können, gibt es immer noch viele Unternehmen, die physische Akten aufbewahren und gewisse Lagerfristen einhalten müssen. Erfahre in diesem Blogpost, welche Vorteile die Einlagerung hat, welche verschiedenen Lagermöglichkeiten du hast und was es hierbei zu beachten gibt.
Warum ist das Einlagern von Akten wichtig?
Gründe dafür, Akten physisch aufbewahren zu müssen, gibt es viele. Rechtliche Vorschriften, gesetzliche Aufbewahrungsfristen, historische Aufzeichnungen sind nur einige davon. Da viele Dokumente wichtige und vertrauliche Informationen enthalten, ist es besonders wichtig, sie sicher und geschützt aufzubewahren. Ein großer Vorteil, dein Aktenlager auszulagern, ist es, Platz und Ressourcen zu sparen. Vor allem wenn du eine große Anzahl an Akten aufbewahren musst, ist Platzmangel schnell vorprogrammiert. Beim Einlagern kannst du wertvolle Bürofläche gewinnen und diese für produktivere Zwecke nutzen.
Welche Möglichkeiten habe ich, meine Akten einzulagern?
Storage Spaces
Selfstorage Lagerhäuser wie unsere bei All Season sind eine ideale Lösung, wenn du schnell ein Aktenlager brauchst. Die Mindestmietdauer beträgt bei uns lediglich ein Monat und falls du doch weniger bzw. mehr Lagerfläche benötigst, kannst du schnell und unkompliziert auf eine andere Lagerbox-Größe wechseln. Unsere Lagereinrichtungen verfügen über moderne Klima- und Lüftungsanlagen sowie hohe Sicherheitsstandards von Alarmsicherung bis Videoüberwachung, wo deine Dokumente garantiert sicher sind.
Spezialisierte Aktenlager
Anders als allgemeine Lagerhäuser gibt es auch auf die Einlagerung von Akten und Dokumente spezialisierte Lager. Diese bieten oft spezielle Regalsysteme und Sicherheitsprotokolle an, die sicherstellen sollen, dass die Akten sicher und gut organisiert aufbewahrt werden. Anders als bei unseren All Seasons Lagerhäusern bist du aber hier bei der Einlagerung auf Akten und Dokumente beschränkt und hast somit weniger Flexibilität.
Cloud-Speicher
Das Scannen und Digitalisieren von Dokumenten sowie deren Speicherung auf modernen Cloud-Servern ist eine weitere Option der modernen Aktenlagerung. Es kann eine praktische und kosteneffektive Möglichkeit sein, wenn du regelmäßig auf die Dokumente zugreifen musst, jedoch je nach Anzahl der Dokumente auch extrem zeitaufwändig sein. Außerdem solltest du bei der Wahl des Servers darauf achten, dass dieser vertrauenswürdig und sicher ist.
Aufbewahrung in den eigenen Büroräumen
Einige Unternehmen entscheiden sich dafür, ihre Akten in ihren eigenen Büroräumen aufzubewahren. Da dies oft zu Platzproblemen und Sicherheitsrisiken führt, ist es daher oft nicht die beste Option.
Worauf solltest du bei der Auswahl eines geeigneten Lagers achten?
Bei der Auswahl eines geeigneten Lagers für die Einlagerung von Akten gibt es verschiedene Faktoren zu beachten:
Sicherheit
Die Sicherheit deiner Akten ist von entscheidender Bedeutung. Achte darauf, dass das Lager über ein hohes Maß an Sicherheit verfügt, wie zum Beispiel umzäuntes Gelände, gesicherte Zugänge, Überwachungskameras und Alarmanlagen. All das bieten wir dir bei All Seasons.
Klimakontrolle & Feuchtigkeit
Akten sind durch ihre Beschaffenheit aus Papier empfindlich und können durch Feuchtigkeit und Temperaturschwankungen beschädigt werden. Achte daher darauf, dass dein Aktenlager über eine Klimakontrolle verfügt, damit stets eine stabile Temperatur und Luftfeuchtigkeit gewährleistet ist. Auch aus diesem Grund sind Keller oft ungeeignet, um Akten darin zu lagern.
Zugänglichkeit
Wir wissen, wie wichtig es ist, dass du jederzeit auf deine Akten zugreifen kannst, wenn du sie benötigst. Dank unserem computergesteuerten Zutrittsverfahren hast du 24 Stunden täglich, jeden Tag im Jahr Zugang zu deinem Lagerraum.
Versicherung
Stelle sicher, dass dein Lager über eine ausreichende Versicherung verfügt, um deine Akten im Falle von Diebstahl oder Schäden abzudecken.
Unser Fazit: Die Wahl der Einlagerungsoption hängt ganz von deinen individuellen Bedürfnissen, deinem Budget und der Art der Akten ab, die du aufbewahren musst. Wäge vor der Wahl des Lagers die zuvor aufgelisteten Faktoren ab, um die beste Wahl für deine Bedürfnisse zu treffen. Hat dich unser All Storage Lagerraum überzeugt? Kontaktiere uns jetzt über diesen Link.
